מנטור - Mentor
מערכת ניהול טיולים וארועים

מערכת ממוחשבת (תוכנה) כוללת לארגון טיולים, ארועים, תיירות וכנסים

 ההבדל בין הצלחה לכשלון נעוץ בפרטים הקטנים …

ארגון טיול, כינוס או ארוע רב משתתפים, המתפרס על פני כמה ימים ומתבצע במקומות גאוגרפיים שונים, דורש מיומנות וכלים מקצועיים לשליטה ובקרה בתהליך התכנון והביצוע. מרמת הארוע ולו"ז התכנית הכולל ועד לרמת המשתתף הבודד (Top-Down). הטיפול הפרטני עשוי להגיע, לרמת הכריך אותו יאכל המשתתף בכל ארוחה במהלך הטיול, החדר בו ילון, האטרקציה בה ישתתף והאוטובוס בו ייסע. שכן, לעיתים נדרשת היכולת לראות את התמונה הכוללת (היער), אך עם זאת נדרשת גם האפשרות לבחון ולטפל בכל אחד מהמרכיבים השונים (העצים שביער).

בגירסת מנטור החדשה למערכת מנטור (08/2022)

בנוסף למודול הבסיסי של ניהול התפעול השוטף נוספו המודולים:

מודול יומן פעילות המיועד למדריך / מנהל טיול /  משווק / מתפעל ומאפשר הצגת לוח שנתי של הפעילויות + חתימה אלקטרונית על שובר פעילות ושליחתו למשרד .

מודול שיבוץ הדרכה המיועד למחלקת הדרכה ומאפשר את תאום כ"א לפעילויות ותהליך השיבוץ והקשר עמו (באמצעות מיילים, מסרונים, WHATSAPP).

.בשלב הראשון מופעל המודול עבור מנטור - טללים

מנטור עושה לך את זה …

מנטור הינה פתרון תוכנה כולל, לניהול פעילות חברות העוסקות בארגון טיולים וארועים (מערכת ניהול טיולים וארועים).

מנטור "מדריכה" ומלווה את תהליך העבודה בארגון ומעניקה כלי בקרה ושליטה לדרג המתכנן,המבצע והמנהל בכל הרמות.

כל זאת, תוך אכיפת תהליך עבודה אחיד כולל שהוגדר ע"י הארגון, הן לטובת הקשר מול הלקוחות והספקים יחד עם שמירה על מטרות ורווח אותן הציב הארגון לעצמו.

מנטור מופעלת במספר חברות מובילות בענף העוסקות בהיבטים שונים של תחום תרבות הפנאי:

• תיירות חינוכית

• תיירות נכנסת (יחידים וקבוצות)

• בתי ספר ותיכונים

• תנועות נוער

• כנסים וארועים לחברות וארגונים

מנטור פעילה זה למעלה מ-20 שנה בשוק ומרכזת נסיון וידע רבים בתחום. חוכמת-חיים המוטמעת בתהליכי המערכת עוצבה ע"י דורות רבים של חברות לסוגיהן, אשר עשו שימוש במערכת.

המערכת כוללת את המודולים הבאים:

• מאגרי מידע – טבלאות לניהול נתוני מסלולים, פעילויות, אטרקציות, תכנים אינפורמטיביים ולימודיים, מדריכים, חובשים, מע"רים,

• מחירונים – תמחור לפי משתתף, קבוצה, מלווים, צוות, …

• מחירון כללי ופרטני לכח אדם (עובדים – מדריכים, חובשים)

• תכנון – הפקת הצעות מחיר, הסכמים, שריונים, עסקת חבילה

• תאום – הזמנות לספקים

• ביצוע – תכנית ארוע (מסמך Word, PDF)

• התחשבנות – הפקת חשבוניות ללקוח, לארוע, לרכיב ולמשתתף בודד

• שליטה ובקרה – דוחות ושאילתות (Drill Down) לבחינת ההוצאות וההכנסות למול ספקים, לקוחות, עובדים, מדריכים, …

• רשימות משתתפים

• ואוצ'רים / שוברים / ויזות

• דוקטים – קשרים בין דוקטים

• ספקים – אישורי תשלום לספק, תשלומי מקדמות (לטובת הנחות)

• חשבוניות לקוח – עדכון תשלומים שבוצעו ע"י הלקוחות (עפ"י נתוני הנהלת חשבונות)

• שכר – ניהול נתוני כ"א פנימי, הפקת דו"ח פעילות חודשי לעובד לטובת הכנת משכורת

• תיוק מסמכים חיצוניים ודואר אלקטרוני – עבור לקוחות, ספקים, עובדים ודוקטים

• ממשקים למערכת הנהלת חשבונות

ה…דוקט – לב המערכת:

ה"דוקט" מהווה מסמך מרכז למסגרת הארוע ואוסף של פרטיו השונים. הדוקט נפתח כהצעת כללית לתכנית הארוע. הוא יהפוך להצעת מחיר מחיר בשלב ההתקשרות והמו"מ מול הלקוח. לאחר מכן, יהפוך הדוקט להיות כלי תכנון, ובשלב מתקדם יותר יהווה את התשתית לכל פעילויות הביצוע (השיבוץ והתאום) המקדימות לארוע. עם גמר הביצוע, יאפשר הדוקט את ההתחשבנות לתשלום מול הספקים מחד ולגבייה מהלקוחות מאידך.

מנטור מתמודדת עם כל סוגי המרכיבים של הארוע …

מנטור יודעת "לטפל" בכל אחד מהמרכיבים והשרותים אותם מספק הארגון (בעצמו או באמצעות ספקים וקבלני משנה) במסגרת הארוע.

בכל מרכיב ניתן להגדיר את הפרטים והכמויות, כיצד הוא משתלב בתכנית הארוע הכוללת, עדכון נתוני תכנון, שיבוץ, תאום, סטטוס ההזמנה מהספק.

כל זאת, הן ביחס לכל מרכיב והן ביחס לדוקט כולו.

מנטור יודעת לנהל ולתמחר את כל הרכיבים, מקטן ועד גדול:

• תכנית הארוע – תאריכים, שעות, תאור, אזור, הגדרת מסלולים ושילובם, מטרות, אנשי קשר

• משתתפים – קבוצות, רשימות המשתתפים בארוע, מלווים

• אטרקציות – מקומות ואתרי בילוי וביקור

• לינות – מקומות לינה, מלונות, אכסניות, בתי הארחה, צימרים, חדרים

• תחבורה – הסעות ונסיעות

• כלכלה – אוכל וארוחות

• הדרכה – מדריכים ומלווים

• חובשים – מע"רים

• חומר הדרכה וחומר לימודי / חינוכי

• ציוד ואביזרים

• רשיונות – נדרשים ממשרד החינוך וממשטרת ישראל

• בעלי תפקידים – מנהל טיול, ראשי צוותים, ראשי קבוצות, מדריכים, חובשים, מע"רים, מלווים

• שונות

כיצד זה עובד ?

• מנטור פותחה בטכנולוגיה מתקדמת המאפשרת הפעלה בסביבות מחשוב הטרוגניות עם בסיס נתונים מתקדם וקישוריות לסביבת ה-Office.

• מנטור מאפשרת עבודה בסביבה מרובת משתמשים בו זמנית.

• מנטור משלבת מערך הרשאות המגדיר לכל משתמש את הפונקציות אותן יוכל לבצע ואת הנתונים אותם יוכל לעדכן בכל שלב – הנהלה, משווקים, מתאמים, מבצעים, כספים.

• מנטור תומכת בארגון רב-חברתי (קבוצת חברות) ורב-סניפי (ארגון מבוזר בארץ ובחו"ל).

• מנטור מאפשרת עבודה בש"ח ובמטבעות זרים (מט"ח).