בכל חברת הסעות קיים צורך במערכת ממוחשבת לניהול הפעילות. די בנסיעה אחת אשר נעלמת וכבר נגרמת עוגמת נפש. לעיתים מול הלקוח – אם הנסיעה שהוזמנה לא בוצעה. לעיתים אבדן הכנסה – אם הנסיעה בוצעה והלקוח לא חוייב בתשלום בגינה.

 

הצעות מחיר ללקוחות שונים, נסיעות מזדמנות רבות, נהגים חולים, רכבים ש"נתקעים" ועוד כהנה וכהנה "צרות", הם רק חלק משלל הארועים בסדר יומו העמוס של מנהל החברה, מנהל התפעול או סדרן הנסיעות. העבודה היומיומית בחברת הסעות / הסעים, דינאמית ושוחקת. פרטים נשכחים, פתקים אובדים, והכל בלחץ עבודה מורט עצבים של לקוחות המתקשרים ושואלים "מה קורה עם הרכב שהזמנתי ?". מאידך נהגים וקבלני משנה המתקשרים לדעת כיצד עליהם להגיע לנקודת המוצא של הנסיעה הבאה. כל העת מתקבלים שינויים בזמני הנסיעה והמסלול, כמות הנוסעים, סוג הרכב, איסופים ופיזורים וכמובן … בל נשכח להזכיר לנהג להגיע בזמן או להעיר אותו.

 

שיא העבודה מתרכז בסופו של כל חודש עת נערכים החשבונות, רישומים משוכפלים, גליונות אקסל משתבשים, מחירים מעודכנים, התחשבנות עם קבלני משנה, חיובים וזיכויים, קנסות וחיובים, לקוחות מיוחדים עם דרישות מיוחדות … ובזה לא תמה הסאגה … יחלוף זמן רב עד לקבלת התשלום המיוחל מהלקוח.

 

אין זה סוד כי מערכת תוכנה כוללת – תוכנת הסעים, הממחשבת את כלל התהליכים בארגון באופן שיטתי ומקצועי תקל עליך את העבודה השוטפת באפן שלא ישאיר מקום ליד המזל, תתן לך מנוח (יחסי) בסוף כל חודש ובעיקר תסייע לך להתייעל ולצמוח מבחינה עסקית. ותניח לך לעסוק במה שאתה טוב ומוביל – בתחום הסעות והסעים.

 

דרישות אלה, הופכות את תהליך בחינת התוכנה ובחירתה למשימה כבדת משקל להצלחת חברתך.

 

בנוסף לכללים הברורים והידועים, מפורטים להלן מספר נקודות חשובות אשר לטובתך כדאי לך לתת עליהן את הדעת, בבחינת "עשרת הדברות של בחינת התוכנה להסעים":

 

  1. פונקציונאליות – בחן האם תוכנת ההסעות מכילה את הצרכים שלך בתפעול היומיומי השוטף. אל תתפתה לרכוש מערכת המכילה הרבה יותר ממה שאתה צריך. לא תשתמש ביכולות אלה והן רק יסבכו אותך. מאידך, כדאי שהתוכנה תהיה מודולארית כך שביום בו תגדל ותתפתח ותזדקק ליכולות אלה תוכל לצרף גם אותן לתוכנה. ובמילים פשוטות – תן לתוכנה לגדול יחד איתך.
    .
  2. שרות ותמיכה – הן מילות המפתח בהצלחת הטמעתה של התוכנה בחברתך. בדוק האם אתה עובד מול מנהל לקוח קבוע המכיר אותך אישית, האם המענה אדיב ומקצועי, האם תוכל להתקשר בשעות חריגות לטלפון אישי במקרי חרום. האם עובדי החברה קבועים ואינם מתחלפים בתדירות גבוהה. האם לתמיכה ישנה יכולת לתקשר איתך באמצעות האינטרנט כדי לראות את הדברים בזמן אמת. האם בית התוכנה משקיע את עודפי הכנסות השרות והתמיכה חזרה במוצר. המציאות מוכיחה כי לשרות ותמיכה בעלות נמוכה ישנו מחיר גבוה. לא אחת נתקלים בשרות מעליב, קצר-רוח ומזלזל, שרות לא מקצועי המטיל אחריות לכל דבר על הלקוח. הכלל הוא כי לשרות ותמיכה רציניים, ישנה עלות כספית. אולם זכור כי התוכנה היא ליבת התפעול של העסק וחייב שיהיה לה "גב" מקצועי אמין וזמין. במקרים של כשל ואסון (גניבה, שריפה, תקלת חומרה) עלות זו תתגמד למול הסכום שהיית מוכן לשלם על מנת להמשיך לעבוד ללא הפרעה.
    .
  3. המשכיות ונסיון – בשוק ההסעים, שהינו שוק מורכב, נתקלים לא אחת, בחברות חדשות אשר צצות ומציעות הצעות מפתות. לרוב אלה תוכנות "מבריקות" או "מושלמות" במחירים נמוכים. לעיתים אלו חברות של One man show אשר מאחוריהן עומד אדם אחד שהוא גם המנהל גם התכניתן וגם נותן השרות. חברות אלה ינסו לשכנע אותך הלקוח הפוטנציאלי לעבור אליהם "בחינם" או בעלות סמלית. זכור כי בדרך כלל חברות אלה לא שורדות יותר ממספר שנים. לאחר שהן נדרשות לספק ללקוחות שירות איכותי ותמיכה שוטפת ולאורך זמן, הן נעלמות, מותירות את התוכנה "יתומה" כאשר ההשקעה שלך בכסף ובמשאבים להכנס לתוכנה או לעבור אליה ממערכת אחרת, ירדו לטמיון. במקרים של חברות קטנות מתעוררת בעיה אמיתית כאשר נותן השרות חולה או בחופשה. חשוב כי תבחן את בית התוכנה העומד מאחורי תוכנת הנסיעות – כמות המועסקים בתפקידי פיתוח, מספר שנים שעוסק בענף, האם מעמדו הכלכלי איתן, האם מבוסס רק על שיווק תוכנה זו, האם מחדש את התוכנה מעת לעת, מה תכיפות הוצאת עדכונים וכיו"ב.
    .
  4. בחן בעיון את הצעת המחיר לתוכנה ואת העלות הכוללת תוכנה "זולה" בעלות של שכירות חודשית נראית מאוד מפתה, אולם לעיתים קרובות מתגלה לאחר מכן כתוכנה "יקרה" מאוד. הן בשל עלויות שרות ותמיכה גבוהות והן בשל עלויות התחלתיות של התקנה ושעות הדרכה. ודא כי המחיר כולל את כל ה"עיזים" אשר צצות להן לאחר ההזמנה. בדוק אם מחירי השרות הינם יציבים לאורך זמן או מתעדכנים בתכיפות רבה וללא קשר למצב השוק הפיסקאלי.
    .
  5. הדרכה באתר הלקוח – שוק ההסעים מתאפיין בתחלופת כח אדם גבוהה. עובדה זו כשלעצמה, דורשת תוכנה נוחה וידידותית, הקלה להבנה ולתפעול, ומערך הדרכה מסודר המופעל ע"י ספק התוכנה. לא די במספר מצומצם של שעות הדרכה עם רכישת התוכנה. יש צורך בבניה נכונה של מסד הנתונים והתאמה מיטבית של הגדרות המערכת לשיטת העבודה בחברה. חשובה מכל היא הדרכה באתר הלקוח, להכרות בלתי אמצעית עימו ולהבנה של תהליכי העבודה בחברה, כדי לייעץ נכונה כיצד לעבוד ביעילות עם התוכנה. שמור מרחק מספק המציע לך הדרכה קצרה או מרוחקת. הערך נכונה לניצול ההדרכה שתקבל באופן שתהיה פנוי מטרדות היומיום ותהיה פנוי פיזית ונפשית ללקמון ולהבין. אין זו בושה לרשום את הדברים כמו תלמיד טוב, על מנת שתוכל לעיין בהם ולהזכר במועד מאוחר יותר.
    .
  6. מקצוענות וורסטיליות – ישנה חשיבות רבה לחברה רצינית ואיתנה העומדת אחרי המוצר, עם אופק טכנולוגי ותחום עיסוקים מגוון. בית תוכנה עם יכולת מקצועית להנדסת תהליכים, בחינת שיטות עבודה יחד עם יכולת לניתוח ואפיון צרכים, עשוי לתרום משמעותית ולהשלים את תחום ההסעות מהבטים שונים. וזאת תוך הפרייה הדדית לצדדים טכנולוגיים נוספים בחברתך (ייעוץ כללי, בחינת שיטות ועוד).
    בין היתר, ניתן לבחון נקודה זאת באמצעות גמישות מערכת התוכנה – בחן האם התוכנה המוצעת כופה עליך תהליכים ושיטות עבודה על מנת שתוכל לעבוד עימה, או מסוגלת להתאים את עצמה אליך ולשיטות עבודתך. זכור כי את שיטות העבודה שלך תוכל לשפר ולהשלים בהמשך, אולם להפעלת התוכנה תזדקק מיידית. שכן בכל יום שעובר ההפסד מצטבר.
    .
  7. אישור מס הכנסה – מערכת כספית המפיקה טפסים חשבונאיים, כגון: חשבוניות, קבלות והפקדות. חייבת להיות מערכת "סגורה" ואמינה המאושרת על ידי שלטונות המס. בית תוכנה מקצועי פועל על פי הנחיות הרשויות ומקבל מהם את האישורים הנדרשים לאחר בחינת התוכנה. חשוב לבדוק גם נקודה זו. תוכל לוודא את קיום האישור ועדכניותו באתר האינטרנט של מס הכנסה – "מרשם תוכנות לניהול מערכת הנהלת חשבונות".
    .
  8. זכור כי תוכנת ההסעים אינה מערכת הנהלת חשבונות או תוכנת שכר ואינה אמורה להיות כזו. לכל תוכנה הייעוד שלה. לתוכנות כספים ושכר הייחוד שלהן, תכיפות העדכונים והכללים הנדרשים מהן. בזה הן טובות ואי-אפשר "לקחת" זאת מהן. יחד עם זאת בדוק האם לתוכנת ההסעים שאתה בוחן ישנם ממשקים לתוכנת הנהלת החשבונות או לתוכנת הנוכחות והשכר. ממשקים אלה יסייעו בידך להעביר מידע בסוף החודש בצורה אמינה ומהירה וייתכן כי יחסכו לך בתשלום למנהל החשבונות אשר יהיה פטור מלהקליד שנית את החשבוניות והמסמכים הכספיים האחרים.
    .
  9. פלטי המערכת – לדוחות ולפורמט החשבונית והטפסים מקום חשוב בתדמית החברה. כיצד אתה נראה בעיני הלקוחות. האם הם רואים חברה מקצועית המתנהלת מולם, האם הם בטוחים כי פרטי החיוב מדוייקים או זקוקים לדוחות נוספים ולבדיקה נשנית. ודא כי פלטי המערכת הינם גראפיים, מכובדים ותמציתיים. אשר מרכזים את המידע ויחד עם זאת נותנים מקום להבנה ולבקרה חוזרת של הלקוח.
    .
  10. בחן האם התוכנה מכילה רעיונות מקוריים ויצירתיים או מועתקת מתוכנות אחרות. האם הפתרונות שניתנו הם פתרונות הגיוניים או פתרונות של "לצאת ידי חובה" כדי לציין שהתוכנה מכילה אותם. תוכל לוודא זאת בפרסומי החברה, אתר האינטרנט שלה ובפניותיה אליכם למול חברות מנוסות וותיקות. תופתע לגלות כי ניסוחים חוזרים על עצמם בסביבת האינטרנט. בקלות תזהה מי המקורי ומי החקיין. זכור כי בית התוכנה יגלה קושי במתן מענה לצרכים משתנים ומיוחדים, בהם לא יהיה לו מהיכן להעתיק ואז הצורך יהפוך לבעיה שלך !