בכל חברת הסעות קיים צורך במערכת ממוחשבת לניהול הפעילות. די בנסיעה אחת אשר נעלמת וכבר נגרמת עוגמת נפש. לעיתים מול הלקוח - אם הנסיעה שהוזמנה לא בוצעה. לעיתים אבדן הכנסה - אם הנסיעה בוצעה והלקוח לא חוייב בתשלום בגינה.

הצעות מחיר ללקוחות שונים, נסיעות מזדמנות רבות, נהגים חולים, רכבים ש"נתקעים" ועוד כהנה וכהנה "צרות", הם רק חלק משלל הארועים בסדר יומו העמוס של מנהל החברה, מנהל התפעול או סדרן הנסיעות. העבודה היומיומית בחברת הסעות / הסעים, דינאמית ושוחקת. פרטים נשכחים, פתקים אובדים, והכל בלחץ עבודה מורט עצבים של לקוחות המתקשרים ושואלים "מה קורה עם הרכב שהזמנתי ?". מאידך נהגים וקבלני משנה המתקשרים לדעת כיצד עליהם להגיע לנקודת המוצא של הנסיעה הבאה. כל העת מתקבלים שינויים בזמני הנסיעה והמסלול, כמות הנוסעים, סוג הרכב, איסופים ופיזורים וכמובן ... בל נשכח להזכיר לנהג להגיע בזמן או להעיר אותו.

שיא העבודה מתרכז בסופו של כל חודש עת נערכים החשבונות, רישומים משוכפלים, גליונות אקסל משתבשים, מחירים מעודכנים, התחשבנות עם קבלני משנה, חיובים וזיכויים, קנסות וחיובים, לקוחות מיוחדים עם דרישות מיוחדות ... ובזה לא תמה הסאגה ... יחלוף זמן רב עד לקבלת התשלום המיוחל מהלקוח.

אין זה סוד כי מערכת תוכנה כוללת - תוכנת הסעים, הממחשבת את כלל התהליכים בארגון באופן שיטתי ומקצועי תקל עליך את העבודה השוטפת באפן שלא ישאיר מקום ליד המזל, תתן לך מנוח (יחסי) בסוף כל חודש ובעיקר תסייע לך להתייעל ולצמוח מבחינה עסקית. ותניח לך לעסוק במה שאתה טוב ומוביל – בתחום הסעות והסעים.

דרישות אלה, הופכות את תהליך בחינת התוכנה ובחירתה למשימה כבדת משקל להצלחת חברתך.

בנוסף לכללים הברורים והידועים, מפורטים להלן מספר נקודות חשובות אשר לטובתך כדאי לך לתת עליהן את הדעת, בבחינת "עשרת הדברות של בחינת התוכנה להסעים":

1. פונקציונאליות – בחן האם תוכנת ההסעות מכילה את הצרכים שלך בתפעול היומיומי השוטף. אל תתפתה לרכוש מערכת המכילה הרבה יותר ממה שאתה צריך. לא תשתמש ביכולות אלה והן רק יסבכו אותך. מאידך, כדאי שהתוכנה תהיה מודולארית כך שביום בו תגדל ותתפתח ותזדקק ליכולות אלה תוכל לצרף גם אותן לתוכנה. ובמילים פשוטות – תן לתוכנה לגדול יחד איתך.
   .
2. שרות ותמיכה – הן מילות המפתח בהצלחת הטמעתה של התוכנה בחברתך. בדוק האם אתה עובד מול מנהל לקוח קבוע המכיר אותך אישית, האם המענה אדיב ומקצועי, האם תוכל להתקשר בשעות חריגות לטלפון אישי במקרי חרום. האם עובדי החברה קבועים ואינם מתחלפים בתדירות גבוהה. האם לתמיכה ישנה יכולת לתקשר איתך באמצעות האינטרנט כדי לראות את הדברים בזמן אמת. האם בית התוכנה משקיע את עודפי הכנסות השרות והתמיכה חזרה במוצר. המציאות מוכיחה כי לשרות ותמיכה בעלות נמוכה ישנו מחיר גבוה. לא אחת נתקלים בשרות מעליב, קצר-רוח ומזלזל, שרות לא מקצועי המטיל אחריות לכל דבר על הלקוח. הכלל הוא כי לשרות ותמיכה רציניים, ישנה עלות כספית. אולם זכור כי התוכנה היא ליבת התפעול של העסק וחייב שיהיה לה "גב" מקצועי אמין וזמין. במקרים של כשל ואסון (גניבה, שריפה, תקלת חומרה) עלות זו תתגמד למול הסכום שהיית מוכן לשלם על מנת להמשיך לעבוד ללא הפרעה.
   .
3. המשכיות ונסיון - בשוק ההסעים, שהינו שוק מורכב, נתקלים לא אחת, בחברות חדשות אשר צצות ומציעות הצעות מפתות. לרוב אלה תוכנות "מבריקות" או "מושלמות" במחירים נמוכים. לעיתים אלו חברות של One man show אשר מאחוריהן עומד אדם אחד שהוא גם המנהל גם התכניתן וגם נותן השרות. חברות אלה ינסו לשכנע אותך הלקוח הפוטנציאלי לעבור אליהם "בחינם" או בעלות סמלית. זכור כי בדרך כלל חברות אלה לא שורדות יותר ממספר שנים. לאחר שהן נדרשות לספק ללקוחות שירות איכותי ותמיכה שוטפת ולאורך זמן, הן נעלמות, מותירות את התוכנה "יתומה" כאשר ההשקעה שלך בכסף ובמשאבים להכנס לתוכנה או לעבור אליה ממערכת אחרת, ירדו לטמיון. במקרים של חברות קטנות מתעוררת בעיה אמיתית כאשר נותן השרות חולה או בחופשה. חשוב כי תבחן את בית התוכנה העומד מאחורי תוכנת הנסיעות – כמות המועסקים בתפקידי פיתוח, מספר שנים שעוסק בענף, האם מעמדו הכלכלי איתן, האם מבוסס רק על שיווק תוכנה זו, האם מחדש את התוכנה מעת לעת, מה תכיפות הוצאת עדכונים וכיו"ב.
   .
4. בחן בעיון את הצעת המחיר לתוכנה ואת העלות הכוללת - תוכנה "זולה" בעלות של שכירות חודשית נראית מאוד מפתה, אולם לעיתים קרובות מתגלה לאחר מכן כתוכנה "יקרה" מאוד. הן בשל עלויות שרות ותמיכה גבוהות והן בשל עלויות התחלתיות של התקנה ושעות הדרכה. ודא כי המחיר כולל את כל ה"עיזים" אשר צצות להן לאחר ההזמנה. בדוק אם מחירי השרות הינם יציבים לאורך זמן או מתעדכנים בתכיפות רבה וללא קשר למצב השוק הפיסקאלי.
   .
5. הדרכה באתר הלקוח – שוק ההסעים מתאפיין בתחלופת כח אדם גבוהה. עובדה זו כשלעצמה, דורשת תוכנה נוחה וידידותית, הקלה להבנה ולתפעול, ומערך הדרכה מסודר המופעל ע"י ספק התוכנה. לא די במספר מצומצם של שעות הדרכה עם רכישת התוכנה. יש צורך בבניה נכונה של מסד הנתונים והתאמה מיטבית של הגדרות המערכת לשיטת העבודה בחברה. חשובה מכל היא הדרכה באתר הלקוח, להכרות בלתי אמצעית עימו ולהבנה של תהליכי העבודה בחברה, כדי לייעץ נכונה כיצד לעבוד ביעילות עם התוכנה. שמור מרחק מספק המציע לך הדרכה קצרה או מרוחקת. הערך נכונה לניצול ההדרכה שתקבל באופן שתהיה פנוי מטרדות היומיום ותהיה פנוי פיזית ונפשית ללקמון ולהבין. אין זו בושה לרשום את הדברים כמו תלמיד טוב, על מנת שתוכל לעיין בהם ולהזכר במועד מאוחר יותר.
   .
6. מקצוענות וורסטיליות - ישנה חשיבות רבה לחברה רצינית ואיתנה העומדת אחרי המוצר, עם אופק טכנולוגי ותחום עיסוקים מגוון. בית תוכנה עם יכולת מקצועית להנדסת תהליכים, בחינת שיטות עבודה יחד עם יכולת לניתוח ואפיון צרכים, עשוי לתרום משמעותית ולהשלים את תחום ההסעות מהבטים שונים. וזאת תוך הפרייה הדדית לצדדים טכנולוגיים נוספים בחברתך (ייעוץ כללי, בחינת שיטות ועוד).
   בין היתר, ניתן לבחון נקודה זאת באמצעות גמישות מערכת התוכנה – בחן האם התוכנה המוצעת כופה עליך תהליכים ושיטות עבודה על מנת שתוכל לעבוד עימה, או מסוגלת להתאים את עצמה אליך ולשיטות עבודתך. זכור כי את שיטות העבודה שלך תוכל לשפר ולהשלים בהמשך, אולם להפעלת התוכנה תזדקק מיידית. שכן בכל יום שעובר ההפסד מצטבר.
   .
7. אישור מס הכנסה - מערכת כספית המפיקה טפסים חשבונאיים, כגון: חשבוניות, קבלות והפקדות. חייבת להיות מערכת "סגורה" ואמינה המאושרת על ידי שלטונות המס. בית תוכנה מקצועי פועל על פי הנחיות הרשויות ומקבל מהם את האישורים הנדרשים לאחר בחינת התוכנה. חשוב לבדוק גם נקודה זו. תוכל לוודא את קיום האישור ועדכניותו באתר האינטרנט של מס הכנסה - "מרשם תוכנות לניהול מערכת הנהלת חשבונות".
   .
8. זכור כי תוכנת ההסעים אינה מערכת הנהלת חשבונות או תוכנת שכר ואינה אמורה להיות כזו. לכל תוכנה הייעוד שלה. לתוכנות כספים ושכר הייחוד שלהן, תכיפות העדכונים והכללים הנדרשים מהן. בזה הן טובות ואי-אפשר "לקחת" זאת מהן. יחד עם זאת בדוק האם לתוכנת ההסעים שאתה בוחן ישנם ממשקים לתוכנת הנהלת החשבונות או לתוכנת הנוכחות והשכר. ממשקים אלה יסייעו בידך להעביר מידע בסוף החודש בצורה אמינה ומהירה וייתכן כי יחסכו לך בתשלום למנהל החשבונות אשר יהיה פטור מלהקליד שנית את החשבוניות והמסמכים הכספיים האחרים.
   .
9. פלטי המערכת – לדוחות ולפורמט החשבונית והטפסים מקום חשוב בתדמית החברה. כיצד אתה נראה בעיני הלקוחות. האם הם רואים חברה מקצועית המתנהלת מולם, האם הם בטוחים כי פרטי החיוב מדוייקים או זקוקים לדוחות נוספים ולבדיקה נשנית. ודא כי פלטי המערכת הינם גראפיים, מכובדים ותמציתיים. אשר מרכזים את המידע ויחד עם זאת נותנים מקום להבנה ולבקרה חוזרת של הלקוח.
   .
10. בחן האם התוכנה מכילה רעיונות מקוריים ויצירתיים או מועתקת מתוכנות אחרות. האם הפתרונות שניתנו הם פתרונות הגיוניים או פתרונות של "לצאת ידי חובה" כדי לציין שהתוכנה מכילה אותם. תוכל לוודא זאת בפרסומי החברה, אתר האינטרנט שלה ובפניותיה אליכם למול חברות מנוסות וותיקות. תופתע לגלות כי ניסוחים חוזרים על עצמם בסביבת האינטרנט. בקלות תזהה מי המקורי ומי החקיין. זכור כי בית התוכנה יגלה קושי במתן מענה לצרכים משתנים ומיוחדים, בהם לא יהיה לו מהיכן להעתיק ואז הצורך יהפוך לבעיה שלך !

גרשון דיאמנט - .E.I .MSc
כל צוות שיתמנה לחפש פתרון ממוחשב עבור מפעל תעשייתי יחפש פתרון מלא ומושלם. פתרון מושלם מבחינתו הוא חבילת תוכנה אחת רחבה המכסה הן את מערך התפעול והן את מערך הכספים. כיום לא קיים פתרון טוב לסוגייה זו. אמנם נעשו נסיונות בארץ, בחבילות תוכנה לסביבת PC, להרחיב את המערך הפיננסי גם לכיוון התפעול, אבל לא בהצלחה יתרה.
מסתבר שתחום התפעול הוא תחום המורכב ממגוון רחב של תפקידים והתמחויות ומחייב ידע ומומחיות, לא פחות מאשר התחום הפיננסי, לדוגמא, כדי לבנות מערכת תכנון דרישות חומרים - MRP, לא די להיות מנתח מערכות מצוין וגם לא די לתגבר את הצוות המפתח במהנדס תעשייה וניהול מנוסה, צריך ידע מעבר לזה.

דוגמא אחרת - מערכת מלאי במפעל יצרני, אינה מסוג של תנועות כניסה, יציאה וחישוב היתרה באופן אנלוגי לזכות, חובה ויתרה במערך הכספים. במפעל יצרני יש צורך ביצירה אוטומטית של תנועות מלאי עפ"י רשימות קיט הן בשלב הניפוק והן בשלב הגריעה. מסתבר שיש גם פריטים שבשלב הניפוק הם מנופקים בכמויות קבועות וגדולות כגון רכיבי SMD, או מאוחסנים בייצור כפריטי Stock Free כגון: ברגים, אומים, פינים ומסמרות. ומאידך גריעתם מהמלאי חייבת להיות מבוקרת ורצוי בצורה של גריעה אוטומטית.

כמובן שבמפעל יצרני חייבים גם לנהל מלאי בתהליך גם על פריטי הקצה (מסוג Buy) וגם על פריטי ה- Make. ולא די בכך - את המלאי בתהליך, יש לנהל ברמת פריט ופעולה ולא חסרות דוגמאות נוספות של סיבוך, במבנה עץ המוצר או בתמחיר ולא כאן המקום להרחיב ולשכנע את המשוכנעים בלאו הכי. פתרונות מוצלחים יותר של שילוב מערך תפעול ומערך פיננסי הם חבילות התוכנה של מס' חברות בין-לאומיות, אבל גם כאן קיימת בעיה - המערך הפיננסי שלהם אינו מתאים לארץ, ואז בדרך כלל ממליצים למשתמש על מערך פיננסי תוצרת הארץ ותופרים ממשקים המחברים בינו לבין התפעול הלועזי. מעבר לעלות הגבוהה מאוד של פתרון מהסוג הזה קיימת בעיה של נושאים ותחומים שונים שהם בתחום הביניים ובהעדר פתרון משביע רצון בתחום התפעול מנסים לשלב אותם בתחום הפיננסי בצורה מאולצת ויקרה. הבה ונתעכב על מספר נושאים כאלה.

אין כל ספק שתעודות משלוח ללקוח הן חלק מהתפעול, אחרת מערך המלאי לא יהיה מעודכן, אבל מה עם חשבוניות (Invoices) ללקוח, האם זה הגיוני להוציא אותם למערך הפיננסי, כאשר תעודת המשלוח הן במערך התפעול? בסופו של דבר החשבוניות מתבססות על תעודות המשלוח.

נשאלת גם השאלה מהיכן תצא כל הדוקומנטציה ליצוא וביניהם Packing List. אין ספק בכך שגם הזמנות לקוח צריכות להיות חלק ממערך התפעול, סוף סוף זהו אחד מה- Inputs למערכת MRP. ההזמנות מחויבות להימצא במערך התפעול, גם כדי שבעת שביצוע המשלוחים תעודכנה היתרות הפתוחות בהזמנות הלקוח. מסיבות פרקטיות לא יהיה גם טעם להפריד בין הצעות מחיר ללקוח לבין הזמנות לקוח, שכן ההצעות בחלקן הגדול הרי הופכות להזמנות. מסקנה: גם הצעות מחיר וגם הזמנות לקוח מקומן במערך התפעול.

הכמויות הנכנסות שאליהן מתיחסת חשבונית הספק יושבות במערכת המלאי שהוא חלק מהתפעול.
המחירים המפורטים בחשבונית הספק, סוכמו ונקבעו במערכת הזמנות הרכש שגם היא חלק מהתפעול.
אם רוצים לבצע ביקורת ממוחשבת של החשבונית ולא רק קליטה, היא בודאי צריכה להיות חלק ממערך התפעול.
חשבונית הספק מזינה את מערכת התמחיר במחירי כניסה של פריטים שנרכשו ואם מערכת התמחיר היא חלק ממערך התפעול, הרי שגם קליטת ובקרת חשבונית ספק היא חלק ממערך זה.
מעבר לכל הסוגיות שעוררנו דלעיל, כל צוות היגוי לבחירת תוכנה ישאל את עצמו, איך ומהיכן יפיק את רשימת הדוחות בערכים כספיים כדלהלן:

דוחות ערך מלאי
הזמנות רכש לפי ספק
הזמנות רכש לפי פריט
חוזי רכש שנתיים
השוואת מחירים לפריט וספק
הזמנות לקוח לפי ארץ ויבשת
מכירות לפי לקוח וארץ
מכירות לפי פריט
רווחיות לפריט ולהצעת מחיר
רווחיות לפריט ולהזמנת לקוח
רווחיות כוללת לתקופה ולפי סוכן

על מנת לתת תשובה אינטליגנטית לשאלה זו כדאי לנתח את הדברים באמצעות תרשים רשת, המבטא את התלות הלוגית בין מערכות ונושאים שונים:

מן התרשים עולה כי מי שרוצה דוחות מכירות, דוחות ערך מלאי ודוחות רווחיות יגיע למסקנה שמרבית המערכות והנושאים, מקומם הטבעי במערך התפעול (ראה תרשים בעמוד הבא), ואפשר גם להציג קריטריון ברור והוא:

כל הנושאים והתחומים בהם המידע מתבסס על נתונים ברמת פירוט של פריט, מקומם במערך התפעול.

מערך התפעול יורד עד לרמת המק"ט (מספר קטלוגי) ואילו מערך הכספים מפרט לכל היותר לפי לקוח וספק, מסיבה זו מעקב הגביה על חשבוניות לקוח, שעוסק בסכומי כסף ואינו יורד לרמת הפריט, מקומו במערך הפיננסי. זאת ועוד, שילוב מרבית המערכות והנושאים כמוצע לעיל, מאפשר גם לבנות מערכת תזרים הכנסות והוצאות צפויות המתבססות על הזמנות הלקוח והזמנות הרכש.

למרות הפתרון דלעיל, אין מנוס מיצירת ממשק לקישור בין מערך התפעול והמערך הפיננסי להעברת נתונים בעיקר ממערך התפעול למערך הפיננסי. הממשק המוצע הוא הממשק המינימלי הדרוש בין המערכות ויכלול ערכים כספיים גלובליים של:

חשבוניות לקוחות למיניהן
חשבוניות ספקים
העמסות של הוצאות יבוא
חיובים נגדיים לספקים

העברת הנתונים תעשה בקבצי ASCII אל המערך הפיננסי. ממשקים במבנה מהסוג דלעיל, הם זולים מאוד יחסית ומתאפשרים כמעט לכל סוגי המערכים הפיננסיים העובדים היום בסביבת PC.

לסיכום, צוות היגוי הבא לבחור חבילת תוכנה לפתרון מלא לצרכי המפעל, עליו לבחון את טיב הפתרונות של אלטרנטיבות של חבילות תוכנה, הן בתחום התפעול והן בתחום הפיננסי. על צוות ההיגוי לבחון גם נושאים הנופלים בתחום האפור שבין מערך התפעול ובין מערך הפיננסי והיכן הם משולבים, ולאור זה, מה כמות הממשקים שיידרשו בין מערך התפעול והמערך הפיננסי.

ולבסוף השוואה כספית בין אלטרנטיבות צריכה לכלול את:
כל המודולים הנדרשים במערך הפיננסי
כל המודולים הנדרשים במערך התפעול
כל הממשקים הדרושים בין שני המערכים כדי לקיים תפקוד טוב, יעיל והרמוני של שני המערכים.

מתוך יום סדנא שהועבר ע"י המרצים פרלמן ולנגר
מטרת השיטה:
אינטגרציה בין הלקוחות (מדרג העדפות), המתחרים (אסטרטגיות) וקבלת ההחלטות השיווקיות של הארגון ע"מ לתת ערך גבוה ככל האפשר ללקוח, להשיג יתרון תחרותי ולנצל טוב יותר את משאבי החברה באופן אנליטי עפ"י שלבים מוגדרים מראש.

עקרון השיטה מושתת על חמישה שלבים:

א) שלב ראשון: זיהוי תכונות המוצר המרכיבות את הערך ללקוח ומציאת סדר החשיבות

שלהן בעזרת תהליך AHP (Analytical Hierarchy Process)

השלבים
1)  בניית קבוצת מיקוד / בניית ראיונות עומק והגדרת המשתתפים במדגם.

2)  הגדרת התכונות החשובות ללקוח בקבלת החלטות הקנייה. (ראה נספח א')

3)  בניית מטריצת AHP וחישוב המשקלים המתאימים לכל תכונה. מומלץ בין 5 עד 10 תכונות.

4)  דירוג התכונות לפי חשיבות בסדר עולה.

ב) שלב שני: ניתוח מצבה התחרותי של החברה ומיצובה בעזרת תהליך Technometric Benchmarking. בתהליך זה אנו קובעים את מיקומו היחסי של כל מוצר בכל תכונה  רלוונטית ביחס לכלל התחרות בענף (לעתים אף מחוצה לו, בענפים בעלי ייחוס דומה)  ובפרט - מיקום החברה ביחס לביצוע הטוב ביותר והגרוע ביותר בכל תכונה עפ"י סולם  0-1. השיטה מאפשרת למדוד תכונות של מוצר הנמדדות בסקלות שונות ולתקנן אותן  באמצעות נורמליזציה של ערכי התכונות ליחידת מידה אחידה (בין 0-1).

השלבים

1)  איסוף נתונים (תכונות) אובייקטיביים על החברה ועל מתחריה במקביל לאותן תכונות העדפה רגישות של הלקוח. איסוף נתונים סובייקטיביים אשר לא ניתנים לאמידה אובייקטיבית (שירות, ותק וניסיון, וכד') מלקוחות החברה ושל מתחריה.

2)  חישוב ציונים טכנומטריים לביצועי החברה בתכונות הערך השונות לפי התקנון הבא: Tij = (Kij - K(min)j / (K(max)j - K(min)j

Tij - ציון מתוקנן (טכנומטרי) למוצר i  בתכונה j

Kij - הציון האמיתי של ביצוע המוצר שלנו למותג i בתכונה j

K(min)j - הציון האמיתי של הערך המינימלי (או הערך הגרוע ביותר) לתכונה j בין כל המוצרים הנמדדים לאותה תכונה.

(K(max)j - הציון האמיתי של הערך המקסימלי (או הערך הטוב ביותר) בענף לתכונה j.

3)  מציאת ציון טכנומטרי כולל למוצר ע"י סיכום מכפלות הציון הטכנומטרי בכל תכונה במשקל התכונה.

החישוב: T = SWj * Tij

4)  בניית מפת ביצוע-מחיר למיצוב מול המתחרים, כאשר על הציר האופקי הציון הטכנומטרי (לא כולל את גורם המחיר) ועל הציר האנכי המחיר.

5)  בניית מפת TPI (ביצוע מול חשיבות) לבדיקת מידת התאמת הביצועים והקצאת משאבים לדרישות השוק. ממפה זו ניתן ללמוד על עקרון "הסטת המשאבים" על פי הכלל הבא: הסט משאבים (אם ניתן - ראה QFD) מחשיבות נמוכה וביצוע טוב לחשיבות גבוהה וביצוע לא טוב.

ג) שלב שלישי: בחירה אופטימלית של חלופות עפ"י QFD (Quality Function Deployment). בתהליך זה ניקח בחשבון את "שלושת הכמה": כמה זה חשוב, כמה זה עולה וכמה זה אפשרי.

בניית המטריצה

1)  רישום תכונות הערך שנמצאו ע"י AHP בטור מס' 1

2)  רישום משקלי התכונות (מדרג העדפות) בטור מס' 2

3)  רישום הציון הטכנומטרי לכל תכונה בטור מס' 3

4)  חישוב מדד "חשיבות יחסית" (משקל AHP / ציון טכנומטרי לתכונה) בטור 4

פרמטר a

5)  הערכת הקושי ביישום השינוי ע"י הנהלת החברה ורישומה בטור 5 עפ"י סולם אורדינלי. הגדרה: ציון "5" = הכי קל ליישם; ציון "1" - הכי קשה ליישם. פרמטר b

6)  חישוב עלות שיפור יחסי (ביחידות כסף). במלים אחרות, הערכת המשאבים הדרושים לשינוי התכונה ביחידת ציון טכנומטרי אחת.

עלות ליחידת שיפור (ש"ח) = (ציון טכנומטרי - 1) / (עלות נוכחית - עלות לביצועי מוביל) פרמטר c

7)  דירוג סופי לכל תכונה, עפ"י החישוב: (a * b) / c. ככל שהדירוג הסופי גבוה יותר כך החלופה טובה יותר הן ללקוחות והן לחברה.

ד) שלב רביעי: בחירת הכיוון האסטרטגי והקצאת משאבים.

ה) שלב חמישי: מעקב והערכת ביצועים.

יהלום - מודל ליישום השיטה

שלב ראשון: בניית מטריצת AHP

א. רשימת תכונות נלקחות בעת רכישת מערכת תוכנה לניהול מפעל.

1. התרשמות ממקצועיות ההדגמה (מצגת שקפים) - בפגישה הראשונה עם נציג בית התוכנה

2. התרשמות מהתוכנה במהלך ההדגמה - בפגישה הראשונה עם נציג בית התוכנה

3. ביצועי התוכנה - זמני תגובה

4. יתרונות טכנולוגיים של התוכנה - לדוגמה: שיפור ניכר של זמן ריצת MRP.

5. היקף התוכנה - התאמה לצרכים והשגת התוצאות המצופות

6. מחיר אפקטיבי - מחיר משולם בפועל עבור התוכנה

7. מחיר בעלות - עלויות נוספות, כמו: עלות חומרה, עלות כ"א, עלות אחזקה (שירות).

8. קישוריות עם סביבות תוכנה אחרות, כגון: WORD, תוכנת תיב"מ, תוכנת הנח"ש.

9. אמינות התוכנה - מינימום תקלות

10. נוחות וידידותיות - התוכנה קלה לתפעול, הנדסת אנוש.

11. אורך חיים - ניתן להשתמש בתוכנה לתקופה ארוכה מאוד

12. מידת הקושי בהטמעה

13. הדרכה תפעולית - שעות הדרכה עם מדריך צמוד, ספר למשתמש

14. ייעוץ הנדסי בהקמה - ייעוץ ע"י יועץ תעשייה וניהול בכיר, לדוגמה: ייעוץ בקטלוג, בהקמת עצי מוצר והגדרת ניתובים, ייעוץ בהגדרת קבצי תשתית אחרים.

15. תמיכה - שליטה מלאה של איש התמיכה בתוכנה ומתן פתרונות מידיים.

16. גמישות בית התוכנה - היכולת של בית התוכנה להיענות לבעיות מיוחדות של הלקוח

17. ותק וניסיון של התוכנה בשוק

18. הכרה בינלאומית - תוכנה מיובאת מחו"ל

19. בהנחה שהתוכנה מותאמת לסביבת PC - חשוב לי שהתוכנה תותאם גם לסביבות חומרה אחרות (למשל AS400)

20. התרשמות מביקור אצל לקוחות החברה - מה לקוחות קיימים של החברה מעידים עליה ועל התוכנה

21. עדכונים וקידום יכולות התוכנה

22. שיתוף הלקוח בהמשך הפיתוח (לאחר הרכישה)

23. בדיקת שביעות רצון מהשירות (לאחר הרכישה)

24. מקצועיות הצוות הקשור לפיתוח התוכנה

ב. סינון ובחירת התכונות החשובות

ג. מטריצת AHP

נספח א'

מתוך מאמר של פרופ' פרי, ירחון אותות

גורמי ההחלטה של הלקוח

ההתייחסות של הלקוח אל המוצר ואל התועלות שלו ניתנת לחלוקה לארבעה מעגלים, המתייחסים אל תכונות המוצר.

הליבה (CORE) כוללת את כל הביצועים והתועלות שלשמם המוצר נרכש.

• אפקטיביות - משיג את התוצאות המצופות.
• תוספות ביצוע - תכונות נלוות, המשפרות ומעשירות את הביצועים הבסיסיים של המוצר.
• אורך חיים - אורך התקופה שבה ממשיך המוצר לתפקד ולהשיג תוצאות רצויות.
• אמינות - השגת תוצאות ופעילות בהתאם למצופה ולרצוי בכל מועד הפעלה, ללא תקלות.
• נוחות - הקלות בה ניתן להשתמש במוצר (ידידותיות בשימוש, אופן החזקה שוטפת)

המעטפת (ENVELOPE) כוללת את כל השירותים והמוצרים הנלווים אל המוצר, ואשר מאפשרים ומקילים על הלקוח להשתמש בו.

• התקנה - התקנת המוצר והבאתו למצב המאפשר שימוש ע"י הלקוח
• הטמעה, הדרכה וייעוץ - הנחיית הלקוח כיצד עליו להשתמש במוצר בדרך הנכונה והטובה ביותר.
• תיקונים - מתן שירות תיקונים זמין ונגיש, לרבות אספקת ידע ומומחיות
• עדכונים - שיפור ביצועי המוצר ע"י הוספת מרכיבים.
• גמישות - היענות לפתרונן של בעיות מיוחדות.

חבירה (BUNDLING) היא התקשרות של המוצר אל מוצרים ושירותים אחרים, הניתנים בד"כ ע"י גופים אחרים, ואשר מוסיפים ללקוח ערך ותועלת.

• מגוון - היכולת להתממשק לסל מוצרים משלים.
• מתנות - תמריצים לקניית המוצר

מחיר (PRICE) הוא הוויתור הכלכלי שצריך הלקוח לעשות ע"מ לרכוש וליהנות מהמוצר.

• מחיר נומינלי - המחיר הנקוב על המוצר.
• מחיר אפקטיבי - המחיר האמיתי (לאחר הנחות) המשולם בפועל.
• מחיר רכישה - המחיר המשולם כדי לרכוש את המוצר ולקבל עליו חזקה.
• מחיר בעלות - המחיר המשולם בעת השימוש במוצר (למידה, התקנה, שינויי תשתית, אחזקה, גיבוי, הוצאות שוטפות וכד')

ניתן לחלק את הגורמים הללו לפי הקבוצות הבאות:

דר' יעקב קדם
בשנים האחרונות אנו עדים למעבר הדרגתי מצד מפעלים תעשייתיים וחברות מסחרות לשימוש בכלים ניהוליים אינטגרטיביים, שמסייעים ביישום והפעלה נכונה של תהליכי עבודה, כמו: מלאי, רכש, כספים, ייצור, שיווק ומכירות.
כלי ניהול אלה מטרתם לסייע לדרגים הניהוליים במפעל לקבל החלטות טובות יותר, תוך שיפור התאום והקשר בין הפונקציות השונות: שיווק ומכירות, הנדסה, ייצור ולוגיסטיקה. כלים אלו מאפשרים לקבל מידע מקוון לגבי רמות מלאי, מצב הזמנות לקוח, עומסים ועוד, וחלקם אף נותנים פתרון לדרישות ISO 9000.

המעבר לשימוש בכלים אלו הוא תוצאה של מספר גורמים הקשורים לתנאי הסביבה של שנות ה- 90:

1. פתיחות הסחר העולמי, שהביאה עמה תחרות גלובלית בנוסף לתחרות המקומית והביאה מפעלים להתמודד מול מדינות בהן שכר העבודה הוא זול.
   רמת התחרות שגברה ואיבוד פלח השוק לייצור המוני (Mass Production) הביאו לשינוי באסטרטגיית הייצור באותן מדינות שלא היה להן יתרון יחסי בשכר עבודה. האחרונות החלו לפנות ל- Upper end של השוק, שדרש איכות, מועדי אספקה קצרים ועמידה חד-ערכית במפרט ההזמנות.
2. חדשנות מהירה בטכנולוגיה.
   בעיקר התפתחות מהירה של ענף המחשבים, שאפשר כתיבת פתרונות תוכנה ממוחשבים למפעלים ועסקים מסחריים ככלי עזר בארגון.
3. הלקוח מעודכן במגוון היצעים.
   שפע של יזמים המתחרים על אותם פלחי שוק ומציעים סל מוצרים זהה, הביאו לשינוי תרבותי בתפיסת הלקוח, שנהיה יותר מתוחכם ולמד לדרוש איכות ושירות.
4. קצב שינויים מהיר כתופעת קבע.
   התגובה לשינויים ולציפיות שהשוק מכתיב לנו דורשת מאיתנו לשנות את התפיסה הניהולית המסורתית של "יהיה בסדר" ולעבור להתארגנות שבסיסה הרעיוני הוא אוריינטציה כלפי הלקוח, הורדת עלויות הייצור תוך העלאת הטיב, קיצור הזמן של המוצר משלב הרעיון עד ליציאה לשוק וקבלת החלטות מהירה בדרג המבצע.

אחת ממילות המפתח של מכוונות ללקוח היא להיות יותר גמיש ולהציע לו פתרונות לאו דווקא מהכיוון שנוח לנו. המשמעות היא, שינוי בכל תפיסת  העולם לגבי ניהול המפעל - הרבה מאוד כיווני setup והיצע של פתרונות לבעיות ייחודיות.

היפנים אומרים שצריך לחפש דרך איך לייצר סדרה אופטימלית בעלת מוצר אחד, כלומר, תעבור אלפי פעמים ממוצר אחד למוצר שני בשבוע ועדיין תהיה רווחי - איך עושים את זה, צריך לחשוב !

מהירות התגובה ללקוח ולתנאים משתנים היא דרך נוספת בשיפור השירות. דהיינו, צריך לתת פתרון מהיר ללקוח שלא תמיד יודע מה הוא רוצה, וזה צריך להביא אותנו לחפש אחר מערכת תגובה מתאימה שתעזור לנו להתמודד עם זה.

נקודה נוספת, היא הורדת עלויות הייצור תוך העלאת הטיב, שכל מפעל שישכיל ליישמה ימצא עצמו תחרותי מאוד בשוק המאופיין ברמת תחרות גבוהה מאוד, שהיא תוצאה של מספר גורמים, כגון: שפע של יזמים המחקים כל פורמט מוצלח, פתיחות לשוק הגלובלי וקוטנו היחסי של השוק.

נקודה אחרת, היא קבלת החלטות מהירה בדרג המבצע. אנו צריכים לאפשר לדרג הנמוך מבחינת היררכיה לבצע קבלת החלטות בזמן אמת, וזה אומר שצריך לאפשר לעובדים בעמדות העבודה, בהתאם לגבולות המנדט שיש להם, לקבל החלטות ביצוע ע"ס נתוני מחשב ומידע מקוון , כמו: מצב מלאי, הזמנות רכש, פקודות עבודה בייצור, הזמנות לקוח, עומסים וכדומה.

כל אלה מחייבים את הארגונים כיום לנקוט באסטרטגיית "הארגון המסתגל" המושתת יותר על מערכות מידע ולא על זיכרון "זקני הארגון". ארגון מסוג זה פתוח לשינויים הן ברמת הניהול והן ברמת הייצור. עבודה בארגון כזה מתבססת על גישה יותר צוותית (Teams) בין פונקציות השיווק, הלוגיסטיקה, הייצור והפיתוח. כמו-כן, פתיחות לגישות ייצור מתקדמות המקובלות היום בכל העולם, ביניהן, פנייה לקבלנות משנה (Out Sourcing) לקבלת שירותי ייצור, לוגיסטיקה, אחסון וכדומה, כשהרעיון הוא לתת לגורמי חוץ עבודות שבהן יש להם יתרון יחסי על הארגון.

בכדי ליישם את שיטת "הארגון המסתגל" אנו זקוקים לתוכנות ניהול מתאימות, שייתנו בידינו את הכלים להיות "טובים יותר בפחות".

להלן מספר דוגמאות:

1. שיפור התאום בין הפונקציות השונות מתאפשר ע"י מערכת אינטגרטיבית, בה כל פונקציה מודעת ליכולות של שותפיה. למשל, פונקצית השיווק לא יכולה להתחייב על הזמנות אם היא יודעת כי פונקצית הייצור עמוסה מעל לקיבולת; פונקצית ההנדסה יכולה לקבל אינפורמציה רלוונטית, כמו זמן אספקה מינימלי של רכיבים, ולקבל החלטות לגבי מוצר עתידי; וכו'.
2. הורדת עלויות הייצור והרכש מתאפשרת ע"י גישת MRP II, שבעזרתה אנו יודעים מתי להזמין את חו"ג וכמויות , מתי לייצר וכמויות, התארגנות לקראת צווארי בקבוק עתידיים. למעשה, גישה זו מאפשרת לנו להימנע מאחזקת חו"ג מיותרים, לבצע מעקב אחר יעילות העובדים וניצול המכונות ככלי עזר לצמצום עלויות הייצור וכדומה.
3. פיקוח ובקרה על מחירי הספקים. ניתן לבצע מעקב אחר מחירי חו"ג של הספק ולבצע השוואות מחיר בין הספקים השונים ובדרך זו לנהל מו"מ של רכש פריטים טוב יותר. זוהי דרך קלה יחסית להגדיל את ה"שורה התחתונה". כמו-כן, ניתן לבצע סימולציה של חשבונית הספק ובדרך זו לאמת את נכונותה, במקרים של הפרשים חריגים בין סכום חשבונית הספק לסכום חשבונית הסימולציה מתקבלת אתרעה וניתן להמציא חיוב נגדי.
4. שיפור השירות ללקוח מתקשר גם הוא ל- MRP II, שמתכנן לנו את הייצור בכדי לעמוד בלו"ז, ובמקרים בהם אנו צפויים לעומס יתר במרכז העבודה אנו מקבלים אתרעות ויכולים להתארגן בהתאם.
5. פנייה לקבלנות משנה נתמכת ע"י תחום המלאי שבעזרתו ניתן לפקח בכל רגע נתון על מלאי החומרים אצל קבלן המשנה ואלו כמויות של תתי-הרכבה או מוצרים סופיים אנו אמורים לקבל ממנו ומתי.
6. תמיכה ב- ISO 9000. חלק מהתוכנות לניהול רצפת ייצור בשוק תומכות גם בנושא זה שמקבל תנופה בכל העולם כולו.

לסיכום, כל ארגון שירצה לשרוד בתנאי המאקרו של השוק ובתנאים שמכתיבים לו המתחרים והלקוחות רצוי שייתן מחשבה להטמעת תוכנה לניהול מפעל בארגונו, ומתוך הסתכלות על מערכת כזו כעל מודל עבודה ודרך חיים.

חדירת האינטרנט למציאות היום יומית של כל בית ועסק מאפשרת לכל אחד למנף את הגמישות הטכנולוגית ולגשת את המידע באמצעות מחשב או טלפון נייד מכל מקום. כך, המידע והפרטיות הפכו חשופים לעבריינות מקוונת של האקרים ונוכלים העוקבים אחר פעילותנו ברשת במטרה לגשת אל מידע פרטי ועסקי. אבטחת מידע נועדה להגן על מערכות מחשב מפני איומים טכנולוגים, כגון: האקרים, וירוסים, תולעי מחשב, סוסים טרויאנים ותוכנות ריגול (Spyware) המרגלות אחרי הרגלי הגלישה של המשתמש. שימוש במערכות אבטחה יאפשר שמירה על חיסיון מידע, זמינות המידע ושלמות ואמינות המידע.

חשיבות השימוש באבטחת מידע בבית ובעסק

מגוון האפשרויות לפגיעה פוטנציאלית בארגון ובפרטיות הוא עצום ומהווה איום חד משמעי. פריצה אל מחשב ביתי, שאינו מאובטח באמצעות תוכנת אנטי וירוס, עלולה לגרור השלכות כלכליות ואישיות הרסניות. חדירה עוינת תאפשר לפורץ להזדהות בשמנו,  לגשת אל חשבון הבנק שלנו, לרכוש מוצרים על חשבוננו, להחדיר וירוסים הרסניים למחשבים שלנו וכדומה. פריצה למערכות מידע בלתי מאובטחות של ארגון עלולה לפגוע במידע חיוני ורגיש, לגרום נזק כלכלי עצום, לפגוע במוניטין של הארגון ובאמון הלקוחות, ולגרור השלכות קריטיות לגבי המשך תפקודו.

אבטחת מידע למערכות המחשב בעסק

חברות וארגונים עסקיים וממשלתיים מאחסנים את המידע העסקי, הביטחוני והאישי שלהם ברשתות מחשבים ומעניקים ללקוחותיהם גישה נרחבת אל מידע זה. כך למשל, לקוחות נגשים למידע באתרי מסחר באינטרנט ואזרחים נגשים למידע באתרי מוסדות ממשלתיים. ככל שהגישה רחבה יותר כך המידע מאובטח פחות ונדרש פתרון אבטחה שיהיה איכותי אך לא יפגום בחוויית הגלישה של הלקוח. קיימים בשוק מגוון פתרונות אבטחה אך אין מערכת אחת המסוגלת לספק אבטחת מידע מוחלטת. אנשי המקצוע המומחים בתחום אמונים על זיהוי המידע הרגיש והתאמת המערכת שתגן עליו באופן המיטב. האמצעים הנפוצים להגנה על מידע עסקי הם: תוכנת אנטי וירוס כדוגמת תוכנת "מקאפי" של חברת בזק, תוכנת חומת אש (Fire wall), תוכנת אנטי Spyware, אבטחת קוד, והצפנת מידע.

אבטחת מידע למשתמש הביתי

המשתמש הביתי יכול להגן על המחשב האישי באמצעות תוכנת אנטי וירוס. חברות רבות מספקות ללקוחותיהם, תוכנות אנטי וירוס מתקדמות עם תמיכה טכנית 24 שעות, 7 ימים בשבוע. תוכנות אלו כוללות ממשק הפעלה בעברית, ומגינות על המחשב מפני וירוסים, סוסים טרויאניים, תוכנות ריגול ותולעים. כמו כן, מומלץ למשתמש הביתי לעדכן את מערכת ההפעלה באופן שוטף, להשתמש בסיסמאות חזקות, להימנע מפתיחת מיילים המגיעים ממקורות בלתי מוכרים, ומהורדת קבצים חשודים.

ככל שיותר ארגונים עסקיים ואנשים פרטיים ממנפים את הגמישות שמאפשרת הטכנולוגיה לגישה אל המידע מרחוק, הופך הצורך במערכות מאובטחות ואמינות לבלתי נמנע והכרחי. תחום אבטחת המידע התפתח מאד בעשור האחרון על מנת להתמודד עם האיומים ומציע מגוון פתרונות לעסקים ומשתמשים ביתיים.